Déléguer : réservez-vous pour ce que vous êtes le seul à pouvoir faire ! 4


Déléguer : réservez-vous pour ce que vous êtes le seul à pouvoir faire !



Savoir déléguer est l’une des compétences les plus importantes du management.

Dans les commentaires d’un précédent article sur comment améliorer sa gestion du temps, plusieurs personnes ont parlé de la difficulté qu’elles avaient à déléguer. En effet, la délégation de tâches était 1 de mes 3 conseils pour gagner du temps.

C’est pourquoi je profite de l’événement inter-blogs organisé par Olivier Roland du blog des livres pour changer de vie pour aborder ce sujet plus spécifiquement.

Le thème de cet événement est « Votre meilleur astuce pour gagner du temps« .

Vous pouvez d’ailleurs voter d’un simple clic  si cet article vous a plu.

 

Un jour, j’ai reçu ce conseil d’un général : « en tant que chef, vous devez vous réserver pour ce que vous êtes le seul à pouvoir faire« .

Ca sonne un peu despotique au premier abord, mais avec un peu de pratique et d’expérience, j’en ai compris le sens.

Savoir déléguer, c’est savoir organiser son temps.

En tant que chef militaire, je sais conduire comme mes soldats, je sais monter une tente comme mes soldats, je sais tirer comme mes soldats. Pourtant, j’ai des soldats qui s’occupent de tout ça. Pourquoi ? Pour que je puisse m’occuper de ce que je suis le seul à pouvoir faire.

Choisir sur la carte le chemin à prendre est de ma responsabilité. Décider qui occupera quel poste est de ma responsabilité. Donner l’ordre de tirer ou de ne pas tirer est de ma responsabilité. Voilà pourquoi j’ai des soldats qui s’occupent du reste pour moi ; pour que je conserve ma lucidité en situation difficile et que je fasse les bons choix.

 

Pourquoi ne délègue-t-on pas ?

Je peux le faire plus rapidement.

Certes, mais le temps que vous passerez à réaliser cette tâche vous-même, c’est du temps de perdu que vous ne passerez pas à faire une autre tâche.

Ce sera mieux fait si je le fais moi-même.

Vous n’êtes pas la seule personne sur Terre à pouvoir réaliser ce travail. Quand bien même vous seriez la seule personne à pouvoir le faire aujourd’hui, instruisez votre équipe et ils pourront le faire eux-aussi.

Ca va être le bazar car il ne saura pas gérer l’affaire.

Pour commencer, vous ne pouvez pas vraiment le savoir tant que vous ne lui avez pas confié une tâche à réaliser. De plus, déléguer ne veut pas dire se débarrasser. Il s’agit d’instruire, guider et contrôler chaque étape.

Instruire me fait perdre du temps.

Oui, ça prendra peut-être plus de temps… la première fois. Ensuite, sur le plus long terme, ce sera tout bénéf’.

Personne ne voudra le faire.

N’attendez pas que des volontaires se manifestent. Ils ne se rendent peut-être pas compte que vous êtes débordé. Allez vers les autres et communiquez.

Déléguer c’est un peu abandonner.

Le but de la délégation est de vous assurer que tous vos objectifs seront remplis quand bien même vous n’en auriez pas le temps suffisant.

 

Pourquoi déléguer ?

Déléguer est bénéfique pour vous.

Vous allez éviter de vous perdre dans les détails.

Vous risquez moins le burn out.

Vous aurez plus de temps à consacrer aux choses importantes.

Vous aurez du temps à consacrer à votre propre développement.

Déléguer est bénéfique pour l’autre (le subordonné ou le collaborateur).

Son boulot gagne en intérêt.

C’est un nouveau challenge pour lui.

Ca augmente sa motivation.

Ca lui offre des opportunités d’apprendre de nouvelles choses.

 

Comment déléguer efficacement ?

1-    Choisissez la bonne personne pour faire le boulot.

Savoir déléguer, ce n’est pas faire une passe à l’aile à la première personne venue.

Avant de déléguer, vous devez faire une petite analyse sur la tâche que vous souhaitez déléguer, pour identifier les compétences nécessaires à son accomplissement et les éventuels pièges.

Vous devez également connaître vos subordonnés. Connaître leurs forces, leurs faiblesses, leur expérience et leur caractère.

Après cette analyse, vous pourrez déléguer votre tâche à la bonne personne, celle qui sera le plus à même de la remplir dans les délais impartis.

Si besoin, vous pouvez déléguer de plus gros projets à une équipe, en combinant les compétences et les qualités.

2-    Décidez du niveau de délégation de responsabilité.

Généralement, un manager délègue un résultat final attendu, pas une façon de faire. Votre collaborateur aura peut-être sa propre manière de faire et c’est sans importance, pourvu qu’il atteigne son objectif. Bien sûr, s’il demande des conseils sur la façon de procéder, expliquez-lui.

Voici différents niveaux de délégation de responsabilité offrant plus ou moins de contrôle :

-       Attendez que je vous le dise / suivez ces instructions.

-       Etudiez la situation, je déciderai.

-       Etudiez la situation et nous déciderons ensemble.

-       Analysez la situation (pour, contre, options) et donnez-moi vos recommandations.

-       Faites un choix, rendez-moi compte et je vous dirai si vous pouvez continuer.

-       Faites un choix, rendez-moi compte et allez-y tant que je ne vous arrête pas.

-       Faites un choix et passez à l’action, rendez-moi compte de ce que vous avez fait.

-       Faites un choix et passez à l’action.

-       Faites un choix et prenez les mesures nécessaires. C’est votre domaine de responsabilité désormais.

3-    Fixez des objectifs et motivez.

Déléguer efficacement, ce n’est pas déposer un dossier sur un bureau.

La communication a son importance. Il faut transmettre des consignes, des délais à respecter, des contraintes, comment cette tâche s’inscrit dans un projet plus large.

Vous devez également fixer des objectifs (qui comprennent une dead line) et une marge de manœuvre : ce qu’il peut faire de sa propre initiative et ce pour quoi il doit vous consulter.

4-    Offrez les ressources nécessaires.

Déléguer, ce n’est pas donner une mission sans donner les moyens de la remplir.

Vous disposez certainement de ressources qui sont nécessaires pour accomplir cette tâche. Votre subordonné doit pouvoir en bénéficier pour réussir.

Pensez aux besoins en termes de bureau, équipement, matériel, budget, formation, etc.

5-    Observez, conseillez et contrôlez.

Déléguer, ce n’est pas se débarrasser.

Même si vous ne faites pas le travail, vous en restez responsable. Vous devez donc observer et rester à l’écoute de votre subordonné.

Ce sera une opportunité pour vous d’apporter des corrections de trajectoire en cours de route, des conseils sur la réalisation de telle ou telle tâche ou de préférer le laisser faire fausse route pour qu’il apprenne de sa propre expérience.

 

L’esprit de la délégation.

La délégation de tâche, ce n’est pas seulement dire à quelqu’un de faire quelque chose. Il y a une liberté de manœuvre que vous décidez d’offrir ou non.

Veillez également à ne pas déléguer que les petites tâches ou le sale boulot pour ne garder que les projets les plus enrichissants.

Même si vous déléguez, vous restez responsable des résultats obtenus.

N’oubliez pas de dire merci lorsqu’une tâche est remplie avec succès.

Déléguer, c’est gagner du temps pour faire ce que vous êtes le seul à pouvoir faire.

 

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